Ивент?! Без ТЗ результат ХЗ!

Основная компетенция организатора мероприятий - это понимание особенностей работы каждого специалиста, задействованного в мероприятии. Иногда пул подрядчиков на ивенте может доходить до сотни разных подрядных организаций или наемных специалистов

Задача организатора мероприятий предвидеть проблемы и предугадывать узкие места во взаимодействии с каждым.

Если на празднике что-то не пошло не так, значит организация была продумана наспех, без учета мелочей и деталей, подрядчики были плохо проинструктированы и пробрифованы.

Одной из причин, почему так бывает, это неумение организатора составлять грамотное, подробное письменное тех.задание для подрядчиков, которые будут работать на событии.

Многие оказывались в ситуации, когда подрядчик говорит организатору: «Вы этого мне не говорили!» – на что самый распространенный ответ: «А вы об этом и не спрашивали!»

Нам кажется, что самое главное найти классного специалиста и он все отлично сделает. Но это нет так! Классным специалистам тоже нужно рассказывать, что вы хотите.

Черновая версия технического задания пишется еще до поиска любого подрядчика. Удивлены?

А  удивлены, что кто-то думает иначе.

Техническое задание — не сочинение на вольную тему, а структурированный текст: по пунктам и с форматированием.

Без качественного технического задания ни один даже самый талантливый специалист не сможет воплотить желания заказчика в реальность.

Нужно помнить, что в техническом задании лишних подробностей не бывает. Чем подробнее вы изложите суть задачи, тем больше шансов, что результат работы вас порадует. Сложно переоценить важность данного этапа, так как именно полученные вводные ложатся в основу концепции, выбора команды, подготовки сметы и приводят агентство в итоге к конкретному результату.

Как определить, насколько отличное ТЗ
вы составили для подрядчика?

По количеству стандартных вопросов, которые он вам задает сразу после его получения и  замечаний, которые вы выкатили подрядчику по итогу мероприятия. Если их мало — поздравляем, вы постигли ТЗ-мастерство!

А если предстоит первый опыт работы с данным подрядчиком и нет понимания специфики их работы?

Тогда самым верным решением, перед постановкой задачи новому подрядчику, будет собрать как можно больше информации в интернете о специфике работы с ним.

Не пугайтесь! Я постаралась облегчить этот процесс и по большинству самых популярных ивент-подрядчиков составила чек-листы, которые уберегут вас от "новых грабель" и подскажут, что указать в ТЗ.